Mail merge có file đính kèm, gửi qua Outlook 365

Tra google, chức năng này được lập sẵn có ở các phiên bản Office trước, nhưng Office 365 thì chịu. Lần hồi cũng tìm được cách. Vụ này phải cảm ơn lòng nhiệt tình chỉ giáo của ông Doug Robbins. Và giờ thì mình truyền đạt lại cho các bạn đây.
Điều đầu tiên là bạn cần có file add-in cho chức năng này. File này do ông Doug Robbins viết, và bạn có thể download tại đây: https://bit.ly/2SijrHD. Sau khi download, đừng mở file, mà cần lưu file vào folder Word Startup trong máy tính. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng tìm thấy folder này, vì máy tính có thể mặc định để chế độ không hiển thị. Để giải quyết điều này, bạn làm như sau:

1. Trong Windows 7, vào Windows Explorer, click vào hộp Organize, sau đó vào Folder and search options, trong hộp Folder Options, chọn tab View, sau đó chọn mục "Show hidden files, folders, and drives" và bỏ nút check vào mục "Hide extensions for known file types".
2. Trong Windows 8,  8.1 hoặc 10, trong File Explorer, click vào Options, nhìn trong tab View tab và hộp thoại ở dưới, trong mục "Show hidden files, folders, and drives", bỏ chọn ô "Hide extensions for known file types".

Folder hiện rồi, việc bạn cần làm là tìm đến folder đó. Địa chỉ nó đây: C:\Users\[User Name]\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP, trong đó [User Name] là tài khoản bạn bạn dùng đăng nhập máy tính.

Xong khâu chuẩn bị. Giờ bạn bắt đầu viết thư được rồi. Trong quá trình viết thư, bạn có thể lập data source mới. Tuy nhiên, để thuận tiện hơn, bạn nên lập danh sách trước khi viết thư. Và bạn có thể lập nó bằng Access hoặc Excel. Nếu làm bằng excel, chú ý những điều sau:

1. Data source phải nằm ở sheet đầu tiên của file
2. Không để thừa hàng/cột nào trống ngay từ đầu sheet
3. Tên field (tên, địa chỉ, email, tổ chức, ...) phải có đầy đủ ở các cột có dữ liệu, và ở hàng đầu tiên. Không để cột nào có dữ liệu nhưng không có tên. Không đặt tên field bắt đầu bằng các số (điều này áp dụng với cả Access). Tổng số ký tự, kể cả space, không được quá 40.
4. Nếu bạn muốn gửi cho mỗi người một loại attachment riêng, phải lập thêm cột Attachment, trong đó điền vào đường dẫn đến file attachment, kể cả tên file attachment. Nếu bạn gửi cho tất cả mọi người cùng một (hoặc nhiều) file attachment, bỏ qua việc lập thêm cột này.

Quay trở lại với việc viết thư, bạn cần lưu ý những điều sau:

1. Lúc này, xuất hiện tab mới có tên Merge Tools xuất hiện trên thanh menu của file Word. Nếu bạn không thấy hiện lên, vào tab Developer (thường nằm bên phải tab View), chọn Word Add-ins, ở tab Templates, nhìn xuống phía dưới chỗ hộp Global templates and add-ins, click chọn MergeTools - 20180219.dotm.
2. Sau khi đã xuất hiện tab Merge Tools, vào mục Mailings, chọn Start Mail Merge, chọn hình thức Letters (điều này là bắt buộc, cho dù sau đó bạn muốn xuất file cuối cùng ra format nào là tuỳ bạn).
3. Viết nội dung thư, chừa lại những chỗ sẽ điền thông tin merge.
4. Vào Select Recipients, chọn Use an existing List, tìm đường dẫn vào file data source bạn vừa tạo
5. Vào Edit Recipient List nếu bạn muốn chọn (hay bỏ chọn người nào trong data source
6. Vào Insert Merge Field, lựa chọn từng field bạn muốn merge, nếu các field liền nhau, nhớ đặt dấu space hoặc dấu phảy. Bạn có thể và Preview Results để xem trước kết quả.
7. Đặt tên file và save.
8. Vào tab Merge Tools, chọn Merge with Attachments, sẽ có thông báo bạn có muốn donate không, nhấn "Print this information and continue", nó sẽ mở ra file pdf đề nghị chuyển tiền, bạn có thể xem cho vui, hoặc bỏ qua.
9. Cửa số chính là có tên "Mail Merge with Attachments 2012 - Doug Robbins" sẽ hiện ra. Nếu bạn muốn gửi riêng từng người file attachment riêng, phải add field "Attachment", nếu tât cả mọi người nhận chung file attachment, sử dụng nút "Browse for attachments to be included with all messages".
10. Ở ô "Merge Destination", có thể lựa chọn "Merge to Email message" để gửi văn bản vừa tạo như một email thông thường, có thể lựa chọn "Merge to email as word attachment" hoặc "Merge to email as pdf attachment", nhưng sau đó phải điền thêm thông tin vào ô bên dưới thay cho email, trong đó bạn phải điền các field để merge như bạn đã từng làm trong word. Nếu đã làm trong word, tôi khuyên các bạn nên dùng phương án đầu tiên, vì nếu là tôi khi nhận được email có nội dung chính trong file attach mà bên ngoài là email sơ sài, tôi sẽ thường ngại mở file attachment.
11. Nếu lựa chọn phương án đầu tiên, nghĩa là lấy nội dung trong word làm email, trong mucj "Select the field containing the Email", bạn phải lựa chọn field "Email". Nếu bạn có thêm mục cc hoặc bcc thì cũng làm tương tự, tuy nhiên, lưu ý phân biệt email của người nhận và của người được cc/bcc. Nếu có nhiều người được cc/bcc, nhớ cách nhau bằng dấu ;
12. Điền thông tin subject line
13. Nhấn "Continue", một bảng hiện ra hỏi xem bạn muốn gửi tất file word (nghĩa là tất cả người được chọn trong data source) hay từ record nào đến record nào thôi, bạn cần lựa chọn đúng cái mình muốn.
14. Nhấn OK, chờ email đi.

Chúc các bạn thành công.

Nếu các bạn gặp khó khăn gì trong quá trình làm, hãy để lại lời nhắn dưới đây, mình sẽ cố gắng giải đáp trong phạm vi hiểu biết hạn hẹp của mình.